Inteligencia artificial aplicada a la comunicación empresarial: 6 usos que mejoran la eficiencia

La inteligencia artificial ha revolucionado, también, la forma en la que empresas desarrollan sus comunicaciones, consolidándose como un aliado de las marcas para mejorar su eficiencia operativa. En este dinámico contexto, marcado por un crecimiento exponencial de la IA generativa en los últimos años, es importante que los profesionales conozcan y dominen esta herramienta y sus aplicaciones.

Por ello, SPC For Business, el área de negocio dedicado a soluciones de comunicaciones unificadas y de colaboración corporativas de la marca española de tecnología SPC, destaca 6 usos de la inteligencia artificial con los que poder explotar el potencial de esta herramienta e impulsar una comunicación más eficiente y productiva:

Automatizar y simplificar tareas tediosas y repetitivas. Hay días en los que parece que las horas de oficina no parecen suficientes, y unas pocas tareas consumen todo el tiempo disponible en la jornada laboral. Gracias a herramientas de inteligencia artificial, los trabajadores pueden delegar estas tareas y trabajar en equipo con la IA, ya sea extrayendo la información clave de un documento con más páginas de las que da tiempo a leer u organizando en función de su importancia y prioridad la información clave de la bandeja de entrada del correo electrónico. Según el ‘Índice de Tendencias del Trabajo 2024’ de Microsoft, se estima que un correcto uso de estas herramientas puede ahorrar al empleado cada día hasta 30 minutos.

Intellifocus: auto encuadre inteligente para videollamadas de calidad. En el día a día laboral son habituales las reuniones en las que una única persona que no puede asistir de forma presencial se conecta online, creando situaciones incómodas al no saber quién de sus colegas al otro lado de la pantalla está hablando. Ahora, con ayuda de la inteligencia artificial, existen herramientas como Intellifocus que ayudan a mejorar la calidad de las llamadas telemáticas. Esta función inteligente de auto encuadre, presente en soluciones para salas de reuniones de marcas como Yealink,  detecta y enfoca automáticamente a los participantes activos en una reunión, estén hablando individual o colectivamente.

Barreras artificiales para evitar invitados inesperados. Las herramientas de IA no ayudan solo a enfocar a los protagonistas de las reuniones online, sino que van un paso más allá y, con funciones como Video Fence, permiten definir zonas específicas dentro del campo visual de la cámara en las que se captará imagen y sonido. De este modo, se evita mostrar o grabar áreas no relevantes que queden fuera de ese encuadre, preservando la privacidad de otros espacios o personas presentes en la sala.

Audio mejorado para que no se pierda ningún detalle. Durante una llamada o una presentación, el sonido que se debería escuchar es la voz del portavoz, y no el de ambiente. Es por ello por lo que los últimos modelos de micrófonos, además de tecnología avanzada de software como la de formación de haces (beamforming), también incluyen optimizadores de sonido por IA, reduciendo eficazmente el ruido ambiental no deseado y garantizando una transmisión de voz clara y precisa tanto en reuniones presenciales internas como en videoconferencias.

Resúmenes de calidad de reuniones. No siempre es posible asistir a una reunión, ya sea por una emergencia de última hora o una llamada urgente. Frente a alguno de estos imprevistos, la inteligencia artificial también sirve de ayuda, proporcionando un minutaje detallado, un resumen de los principales temas tratados, los próximos pasos a seguir o las tareas asignadas a cada integrante del equipo.

Personalizar mensajes en función del tono y el destinatario. En momentos en los que cuesta escribir la primera palabra de un correo electrónico o cualquier otro material, la IA puede echar un cable a los empleados, sugiriendo redacciones adaptadas al contexto, su estilo de comunicación y el tono que le quieran dar al mensaje.

Las herramientas de inteligencia artificial están diseñadas para potenciar la capacidad productiva de las empresas, incrementando a lo largo de los últimos años su presencia en el entorno laboral. En palabras de Jose San Emeterio, director general de SPC For Business, el futuro de la comunicación empresarial pasa precisamente por “integrar tecnologías que aporten valor al día a día y faciliten el trabajo de los profesionales”. “En SPC For Business ya adoptamos estas herramientas para nuestros clientes. No sustituyen la intervención humana, si no que la potencian, y harán que la IA deje de ser una promesa y se convierta en una realidad accesible y de valor para cualquier organización que quiera avanzar hacia una comunicación más eficaz y productiva”, ha concluido San Emeterio.