Circula, compañía experta en soluciones digitales para la gestión de gastos de empleados, aporta los requisitos imprescindibles que han de tener las plataformas de digitalización para que sean eficientes y den respuesta a las necesidades de las pymes.
Las pequeñas y medianas empresas en España representan el motor de la economía. Conformando el 98,99% del tejido empresarial español, las pymes constituyen una parte significativa del empleo y la producción de nuestro país. Sin embargo, muchas de estas empresas tienen en común numerosos desafíos a los que se enfrentan hoy en la gestión de sus finanzas. Entre ellos, destaca la digitalización parcial de sus procesos, lo que puede dificultar mucho llevar al día y sin errores su contabilidad, así como atender sus responsabilidades fiscales ante el cierre de fin de mes.
En este contexto, Circula, fintech de software como servicio (SaaS) que ofrece un servicio de digitalización de todos los gastos para los empleados de las pymes (kilometraje, dietas, viajes, etc.), analiza los retos principales a los que se enfrentan las pequeñas empresas, así como las características clave con las que han de contar las plataformas de gestión de gastos para que puedan ayudar a las pymes a hacerles frente.
Retos en la gestión de gastos y facturas
Perduración de procesos manuales: muchas pymes realizan la gestión de sus gastos de forma manual porque consideran que es suficiente. Pero la realidad es que estas tareas suelen llevar mucho tiempo a los profesionales, que han de introducir la información a mano y depender de tener todas sus facturas en papel. Esto puede hacer que cualquier imprevisto, como la ausencia de un ticket o un error en las cuentas, genere grandes quebraderos de cabeza para los empleados, así como desajustes en su contabilidad.
Generación de gastos duplicados y errores: la ausencia del uso de plataformas digitales y la dependencia total de los procesos manuales puede desencadenar en fallos a la hora de introducir a mano los datos de factura, al igual que generar pagos duplicados, entre otros percances.
Tiempo adicional para la revisión, corrección y reembolsos: el tiempo que dedican los responsables de finanzas de las pymes a estas labores se multiplica si en la revisión de la información encuentran errores a corregir o la gestión de reembolsos.
Poco control de los gastos y pagos: digitalizar los procesos financieros permite a las empresas tener un seguimiento y recopilación de toda su información relativa a sus gastos en tiempo real. En cambio, la dependencia de realizar cuentas sin implementar la tecnología puede desencadenar en problemas de liquidez y de flujo de caja cuando estas no cuadran.
Ventajas de digitalizar la gestión de gastos y facturas
Contar con la ayuda de la tecnología supone a las pequeñas y medianas empresas una notable diferencia de cara a atender sus responsabilidades fiscales y necesidades diarias. En primer lugar, una vez se automatizan los procesos mediante una plataforma, los profesionales dedicados a la gestión de gastos y pagos ahorran hasta un 80% de tiempo. Además, el número de errores operativos o manuales en la contabilización se reducen considerablemente, liberando a los equipos de todo el tiempo que destinarían.
Por último, utilizar una plataforma homologada para la gestión de gastos permite a los empleados no tener que acumular recibos en papel, contando con una interfaz que aloja todas las facturas en la nube. Este tipo de soluciones digitales permiten a las pymes estar al día con los impuestos, generando asientos contables automáticos que facilitan la contabilidad de la empresa.
“La digitalización de los procesos financieros es una inversión clave para las pymes, ya que les permite competir en un entorno empresarial cada vez más dinámico y exigente. Al adoptar estas plataformas, las pequeñas empresas pueden mejorar su eficiencia operativa, cumplir con las normativas y centrarse en el crecimiento y la innovación”, afirma Eva Espinoza, Country Manager de Circula en España.
Claves que debe tener una plataforma de gestión de gastos
Entre los aspectos claves que debe tener una plataforma de gestión de gastos para que pueda dar respuesta a las necesidades de pequeñas y medianas empresas, destacan los siguientes:
Compatibilidad con el software contable: una integración real debe permitir que la información circule de un software a otro de forma automática. Por lo que nuestro software de gestión de gastos ha de ser compatible y conectar con el ERP o software contable para evitar a las empresas tener que exportar ellas mismas sus archivos de uno a otro manualmente.
Incluir tecnología OCR avanzada: los sistemas de reconocimiento óptico facilitan la labor de introducción de datos, reconociendo la información de los recibos y facturas e introduciéndola automáticamente. Una vez hecho, el usuario puede modificar la información en caso de precisar alguna corrección. Esta tecnología acelera con creces el proceso de reporte de gastos y pagos.
Solución homologada con la Agencia Tributaria: los sistemas de digitalización de gastos han de cumplir con las normas (legales y fiscales) para que las empresas puedan sentirse seguras. Pero sobre todo deben estar certificadas por la AEAT para que la empresa pueda desechar los tickets en papel y tener la garantía de que sus tickets digitalizados serán válidos ante cualquier inspección.
Seguridad de los datos: estos sistemas alojan los datos en la nube, por lo que las pymes han de apostar por plataformas fiables, que protejan su información ante cualquier problema de seguridad y permitan ejercer un control sobre la información.
Establecimientos de procesos de flujos de trabajo y aprobación: la digitalización de gastos ayuda a las empresas a crear procedimientos claros y más organizados, lo que ayuda a agilizar el día a día de los departamentos y garantiza una mayor calidad y rigurosidad en los procesos.
Formación y adaptación del personal: la experiencia de usuario de la plataforma ha de ser sencilla e intuitiva, para garantizar una adopción rápida por parte de los empleados. Además, los roles de mayor responsabilidad, como contables, aprobadores o financieros, han de recibir una formación que les permita conocer sus funciones individuales dentro de la aplicación.