Esta nueva herramienta es el resultado de dos años y medio de trabajo al que la empresa ha destinado un esfuerzo de 40.000 horas de desarrollo y la contribución de más de 50 profesionales de la casa; así como una inversión de 450.000 euros en la compra de dispositivos, servidores y redes inalámbricas. La nueva APP mejora el servicio al huésped por la rapidez y agilidad, y también gracias a la aportación de los empleados de diversos hoteles que, con su experiencia, han propuesto mejoras y ampliación de funcionalidades para adaptarla perfectamente a las necesidades de gestión del hotel.
La nueva APP supone una mejora considerable por la inmediatez y agilidad que aporta al trabajo diario de los departamentos de housekeeping, servicios técnicos, minibares y dirección, con la novedad de que también funciona de forma completamente Off Line, en caso de que el wifi del hotel o los datos del dispositivo fallen. Esta es una característica poco habitual en este tipo de aplicaciones. La aplicación también permite mejorar los tiempos de respuesta de manera considerable y reducir el uso de papel.
El primer hotel en operar con Riu Staff fue el Riu San Francisco en septiembre de 2022 y, después de superar todas las pruebas con éxito, se inició su implantación que actualmente está completada en 27 hoteles. El resto de establecimientos de la cadena RIU usa actualmente una aplicación externa que será reemplazada por Riu Staff en los próximos meses, con el objetivo de que el despliegue en todos los hoteles se pueda completar antes de finalizar 2024.
La aplicación permite que los diferentes departamentos puedan hacer una gestión remota de sus funciones mediante el uso de los dispositivos móviles. Así permite agilizar de manera significativa la supervisión, asignación y ejecución de tareas. La aplicación garantiza la ejecución y trazabilidad de las tareas, mostrando la información en tiempo real del estado de las mismas a los diferentes perfiles de usuario. Para el diseño de las funciones de la aplicación ha sido clave la implicación del equipo corporativo de Recepciones, que ha aportado su profundo conocimiento del funcionamiento del día a día del hotel. De hecho, la aplicación viene a cubrir muchas tareas que antes de la digitalización pasaban por la recepción del hotel.
La nueva aplicación está integrada con RUMBO, el Property Management System de RIU, sistema propio interno para la gestión hotelera que incluye diversos módulos para cubrir todas las áreas de la empresa. Este último a su vez está sincronizado con la APP Riu Guest que es la herramienta que emplean los clientes, antes, durante y después de su estancia. Por tanto, cuando un cliente hace una petición desde su móvil, ésta pasa a RUMBO, que la envía a la Riu Staff. El trabajador la ejecuta y la comunicación se repite a la inversa para avisar al cliente de que su petición está completa. Por tanto, se produce una comunicación bidireccional que agiliza mucho tanto la comunicación en el hotel como la resolución de las incidencias y tareas.
Esta adaptación a las herramientas de gestión de RIU, así como la involucración de personal de operaciones del hotel, ha permitido una excelente adaptación a las necesidades reales de los trabajadores del hotel. Entre las mejoras introducidas se encuentran la gestión de las atenciones, creación de tareas o incidencias vinculadas a clientes y no a la habitación, así como ambiciosos proyectos de futuro con los que se cubrirán también las necesidades de Higiénico Sanitario, mantenimiento preventivo y la gestión de obras.